گاهی نمی‌توانیم باور کنیم که همهٔ ما روزانه ۲۴ ساعت زمان در اختیار داریم. سرعت انجام کار بر بهره وری تأثیر می‌گذارد. اما کسانی که از ۲۴ ساعت روزشان بیشترین استفاده را می‌کنند، دقیقا می‌دانند که چطور کارآمد باشند.

موضوع این است که بدانیم کدام کار غیرضروری را حذف کنیم تا برای انجام کارهای واجب، زمان کافی داشته باشیم. ترک اشتباهات روزمره ناخواسته، درک تعادل و پیداکردن عادت‌های جدید نیز مهم است. سرعت تنها بخش کوچکی از این معماست.

حالا ببینیم چطور می‌توانیم در طول روز، زمان بیشتری داشته باشیم تا برای رسیدگی به کارهای واجب و برنامه‌های شخصی وقت کم نیاوریم.

در ادامه چند راهکار مفید را بررسی می‌کنیم:

۱. فهرستی از کارهای روزانه بنویسید

بی‌شک اولین‌ باری نیست که با این پیشنهاد مهم و واضح روبه‌رو می‌شوید، اما قرارگرفتن آن در جایگاه اولِ این خبر دلیل دارد. اگر قبلا روش نوشتن فهرست کارهای روزانه را امتحان کرده‌اید اما فهرستتان کارآمد نبوده است، این بار یک فن جدید را امتحان کنید؛ برای یادداشتهای خود از استیک نوت استفاده کنید. 

هر روز صبح، یادداشت‌کردن کارهای مهم به منظم‌بودن شما کمک می‌کند؛ علاوه‌برآن، باعث می‌شود درباره اهداف قابل‌دسترس، در هر روز، واقع‌بین باشید. همچنین، شب‌ها پیش از خواب، زمان مناسبی برای نوشتن فهرست کارهای روزانه است. 

۲. انجام چند کار هم‌زمان باهم را محدود کنید

بر اساس باور غلط رایجی که وجود دارد، اگر چند کار را به‌طور هم‌زمان انجام دهیم (multi-tasking)، سریع‌تر به نتیجه می‌رسیم. هرچند برخی از کارها مثل خوردن ناهار و تماشای فیلمی آموزشی را می‌توان هم‌زمان انجام داد، اما به‌طورکلی بهتر است بر انجام هر کار به‌صورت جداگانه متمرکز شویم.

اگر بیشتر وقت‌ها می‌توانید فقط یک کار انجام دهید، قدرت بهره‌وری‌تان به بیشترین حد خود خواهد رسید  انجام چندکار به طور هم زمانمی‌تواند باعث ایجاد استرس شود. این در حالی است که تمرکز بر انجام یک کار کمک می‌کند که کنترل اوضاع را به دست بگیرید؛ درنتیجه همهٔ کارها را به‌موقع انجام می‌دهید.

۳. به اولویت‌ها بچسبید

بسیاری از کارمندان تمایل دارند که اول سراغ آسان‌ترین کارها بروند، چون این روش کمک می‌کند کارهای بیشتری را به پایان برسانند. این روش در برخی از موقعیت‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، اما کنارگذاشتن کارهای واجب فقط موجب استرس شما خواهد شد. چون در این روش زمان کافی برای کارکردن روی اولویت‌ها نگذاشته‌اید، مشکلاتی پیش می‌آید.

4. از اعتیاد به تلویزیون و شبکه‌های مجازی خلاص شوید

ممکن است که همه این مشکل را نداشته باشند، اما در دنیای پرسرعت امروز، این فعالیت‌ها در حال تبدیل‌شدن از ضداسترس‌ها به نوعی از اعتیاد هستند. اکثر ما هر زمان که ذهن‌ گرفتاری داریم، به بهانهٔ استراحت‌کردن سراغ شبکه های اجتماعی می‌رویم. این کار در واقعیت باعث شکل‌گیری عادت بد و تبدیل‌شدن به بخشی از کارهای روزمره می‌شود.

برای ازبین‌بردن هر عادت، ۲۱ روز زمان لازم است. سعی کنید این عادت را از بین ببرید و این فعالیت‌های سهل‌انگارانه را حذف کنید. با این کار کنترل بیشتری روی روزتان دارید و بدون اینکه مغلوب چیزی شوید، می‌توانید پروژه‌ها و کارهای مفیدی را انتخاب کنید و انجام دهید.

فراموش نکنید که زمان‌هایی که به استراحت نیاز دارید، قدم‌زدن یا نشستن در سکوت بدون روشن‌کردن هیچ صفحه‌نمایشی، بهترین کار است.

5. سراغ ایمیل‌های دیروقت نروید

بررسی‌کردن ایمیل‌ در ساعت‌های غیراداری به این معنی است که مشتاق هستید پروژه‌های بیشتری را حتی در وقت استراحت، کامل کنید. اجازه ندهید به این کار عادت کنید.

اعلان‌های کاری را در ساعت‌های غیراداری خاموش کنید. اگر همیشه در زمان استراحت برای انجام کارهای جدید در دسترس باشید، زمان کمتری برای استراحت خواهید داشت.

۶. زمان‌بندی خودتان را تنظیم کنید و کاری کنید که دیگران با شما هماهنگ شوند

این ایده از توانایی«نه گفتن» و واگذاری کارها به دیگران، بدون احساس گناه، برگرفته شده است. اولویت‌هایتان را زمان بندی کنید و درمورد کارهایی که در یک روز می‌توانید انجام دهید، واقع‌بین باشید. فراموش نکنید که زمانی را برای کارهای مهم مثل ورزش کردن و خواب هم به فهرست اضافه کنید.

برای هر روزتان برنامه بریزید و مطمئن شوید که دیگران خود را با آن هماهنگ می‌کنند. البته گاهی لازم است در برخی از موقعیت‌های ضروری سازش کنید و با طرف مقابل به توافق برسید. اگر همیشه این ایده را در پس ذهن‌تان داشته باشید، مطمئن خواهید بود که کسی از موقعیت‌تان سوءاستفاده نمی‌کند.

7. هر شب خواب کافی داشته باشید

افرادی که به کار اعتیاد دارند به‌سختی می‌توانند خوابیدن را جزء اولویت‌هایشان به حساب بیاورند؛ اما این موضوع اهمیت ویژه‌ای دارد. درست مثل بسیاری از راهکارهای دیگر در این مقاله، خواب کافی باعث عملکرد بهتر و سریع‌تر در انجام کارها می‌شود.

تقریبا همه می‌خواهند کارهای بیشتری انجام دهند. اگر کارهای زیادی روی سرتان ریخته و مجبور به حذف یا کم‌کردن خوابتان هستید، بهتر است از مقاومت دست بردارید و به‌دنبال ایجاد تغییراتی در مسیر شغلی تان باشید. صحبت‌کردن با رئیستان یا یادگیری «نه» گفتن، می‌تواند به حل‌شدن این مشکل کمک کند.

 زمانی که برنامه‌های فشرده‌ای دارید، هر یک دقیقه زمان باارزشی محسوب می‌شود. آیا مدام این حس به‌سراغ شما می‌آید که مجبور به قبول‌کردن انجام کارهایی هستید که به شما پیشنهاد می‌شود؟ در این صورت، احساس خواهید کرد که ۲۴ ساعت در روز برایتان کافی نیست و دچار استرس و بهره‌وری پایین می‌شوید.
احتمالا با خواندن این مقاله متوجه شده‌اید که اکثر کارهایی که در این فهرست آمده‌اند، باعث می‌شود بر ساعت‌های روز و اولیویت بندی کارهایتان کنترل داشته باشید. احساس کنترل‌داشتن روی اوضاع همیشه ذهن شما را از دغدغه‌های اضافی رها کرده و به تصمیم‌گیری‌های آسان‌تر، سریع‌تر و واضح‌تر کمک می‌کند. با انجام این کارها اولویت‌های شما مشخص می‌شوند. هرچه زودتر این تمرین‌ها را انجام دهید، تبدیل‌شدن آنها به عادت‌های مثبت هم زودتر رخ خواهد داد.